در اغلب جلسه‌ها، هیئت‌ها و کارگروه‌هایی که در ارتباط با وظایف و تکالیف سردفتران و دفتریاران تشکیل می‌شوند، در بحث تقدم و تأخر امضای سردفتر و دفتریار در اسنادی که باید متضمن امضای هر دو نفر آنها باشد، اتفاق نظر حاضران و صاحب‌نظران در این باره به‌ندرت مشاهده می‌شود. این نوشتار درصدد بررسی این موضوع است. بدیهی است که در وهله نخست باید به قوانین موضوعه مصوب قوه قانون‌گذاری مراجعه کرد. ماده 84 قـانـون ثـبت اسناد و املاک مصوب 1310 می‌گوید: <نماینده‌ای1 ‌که از طرف اداره کل ثبت اسناد و املاک2 ‌برای هر دفتر تعیین می‌شود، باید در اوقات کار در دفتر اسناد رسمی حاضر باشد تا هر معامله و تعهدی که واقع می‌شود را پس از ثبت در دفتر صاحب دفتر، در دفتر خود ثبت نماید.> از قسمت اخیر این ماده چنین برمی‌آید که سند ابتدا در دفتر صاحب دفتر و سپس در دفتر نماینده (دفتریار اول3)‌ ثبت می‌شود.

‌ ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354 درخصوص ترتیب امضاهای قانونی یک سند چنین بیان داشته است: ...< ثبت سند به امضای اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار خواهد رسید؛ مگر آن که دفترخانه فاقد دفتریار باشد.> ‌در ماده 23 این قانون ضمن آن که سردفتر مسئول تمامی امور دفترخانه دانسته شده، در باب مسئولیت دفتریار اول آمده است: ...< دفتریار اول مسئول اموری است که به موجب مقررات به عهده او محول شده و یا از طرف سردفتر در حدود مقررات انجام آن امور به او ارجـاع مـی‌شـود. در مورد اخیر، سردفتر و دفتریار مسئولیت مشترک خواهند داشت. در هر مورد که براساس مقررات این قانون، دفتریار به جای سردفتر انجام وظیفه می‌کند، مسئولیت دفتریار همان مسئولیت سردفتر است.> ‌ ‌به دلیل آن که در مقررات جاری (قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354) نص صریحی که احصاکننده مسئولیت ممتاز شده دفتریار باشد ملاحظه نمی‌شود، ناگزیر و به اعتبار مفهوم ماده 76 قانون مذکور باید به مقررات قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 استناد کرد.به موجب مواد 24 و 25 این قانون وظایف دفتریاران به نظام‌نامه قانون محول شده است.

در مواد 24 و 25 نظام‌نامه مصوب 1317 نیز به ترتیب چنین آمده است: <در صورتی که دفترخانه نماینده نداشته باشد، نگهداری نسخه ثانوی دفتر ثبت اسناد و دفتر نماینده عایدات و دفتر گردش تمبر و دفتر ثبت مکاتبات مندرج در ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمی برعهده دفتریار خواهد بود و چنانچه دفترخانه با داشتن دفتریار نماینده هم داشته باشد، سوای نسخه ثانی دفتر اسناد رسمی و دفتر گردش تمبر که بر عهده نماینده خواهد بود، نگهداری سایر دفاتر برعهده دفتریار است.>

<علاوه بر وظایف مندرج در ماده قبل، دفتریار موظف است امور مرجوعه از طرف سردفتر را انجام و در غیاب او نیز تمامی وظایف قانونی سردفتر را ایفا نماید.>در همین رابطه آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 نیز درخصوص تنظیم اسناد و ثبت آن، در ماده 18 چنین آورده است: <سردفتر و نماینده هیچ سندی را نباید امضا نمایند؛ مگر آن که وارد دفتر شده و به امضای اصحاب معامله رسیده باشد.> ‌در قـسـمـت اخـیر ماده 36 (اصلاحیه‌های 24 اردیبهشت 1323 و 31 شهریور 1324) آیین‌نامه موصوف همین روش و گویش چنین تکرار شده است: <خلاصه4 ‌نامبرده باید حاوی نام پدر و شماره شناسنامه متعاملان نیز بوده و علاوه بر امضای آنان به امضای سردفتر و نماینده ثبت، در صورتی که دارای نماینده باشد، ممضی شود.>

‌در ادامه نیز تأکید شده است: < تخلف از دستور این ماده مستلزم کیفر انتظامی شدید خواهد بود.> کارگروه (کمیسیون) وحدت رویه کانون سردفتران و دفتریاران که به استناد بند 2 ماده 66 قانون دفاتر اسناد رسمی برای ایجاد رویه و مشی واحد در اجرای مقررات و دستورالعمل‌های اجرایی (البته با تأیید بعدی نظریات ابرازی کارگروه توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور) در دفاتر اسناد رسمی کشور اجازه قانونی دارد نیز در پاسخ به پرسش دفترخانه 16 فسا مبنی بر این که " با توجه به مواد 29 و 30 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 دفتریار آیا وظیفه تنظیم سند در دفترخانه را دارد یا این که فقط موظف به امـضـای اسـنـاد و تـنظیم دفتر درآمد اسـت؟"

طـبـق فـراز 3 بـخـشـنامه وحـــــــدت رویــــــه شـــمــــــاره 14459/21/و/ر مورخ 12 تیر 1381 چنین اظهارنظر نــمــــوده اســـت: <وظـــایـــف دفتریار همان است که در ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 آمده است.>5 درخصوص موضوع این مقاله، ‌نگارنده باوجود کنکاش و تفحص در قوانین و مقررات موضوعه، به نص آشکار و صریحی که مبین این تقدم و تأخر باشد، مواجه نشد. ازاین‌رو تنها باید با زیرکی و ظرافت و با بهره‌گیری از اصول و معیارهای کلی حقوقی و از روی سیاق عبارات همان مستندات اشاره شده، قصد و نظر مقنن و واضعان آیین‌نامه‌ها و مقررات و دستورالعمل‌ها را استنباط کرد. هدف ماده 84 قانون ثبت اسناد و املاک چنین بوده است که سند پس از ثبت در دفتر صاحب دفتر،‌در دفتر نماینده نیز ثبت شود. به بیان حقوقی روشن‌تر، سندی که پس از امضای صاحب دفتر (سردفتر) مصداق قانونی سند را حائز می‌شود، در مرحله دوم باید توسط نماینده (دفتریار) نیز در دفترش ثبت و امضا شود.

در همین راستا از ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی یاد شده؛ آنجا که می‌گوید: ...< مگر آن که دفترخانه فاقد دفتریار باشد.> از این عبارت چنین مستفاد می‌‌شود که سند تا به امضای سردفتر نرسد، سند محسوب نمی‌شود و برای آن که دفتریار در موقعیت امضا قرار بگیرد، باید مصداق سند (نوشته دارای امضای سردفتر) پدید آمده باشد؛ یعنی بعد از امضای سردفتر، دفتریار باید امضا نماید؛ نه قبل از او؛ چرا که در آن صورت نمی‌توان بر آن نوشته ‌اطلاق سند نمود. به عبارت خلاصه‌تر، دفترخانه بدون دفتریار نیز می‌تواند سند را تنظیم نماید6 ‌و هرگاه دفتریار داشته باشد‌، وی سندی را که سردفتر (با شرایطی که قانون بیان کرده است) امضا نموده، در ثانی امضا خواهد کـــــرد.

بــیــــان مــــاده 18 آیـیـن‌نـامه دفاتر اسناد رسـمـی هـم در این زمینه کاملاً روشن و واضح است و نیاز به شرح و تفسیر بیشتر ندارد؛ زیرا نص ماده مرقوم، ظهور در همان ترتیبی دارد که بیان کرده و عمل بر خلاف ظاهر آن، اجتهاد در مقابل نص محسوب می‌شود. ‌ بیان ماده 36 آیین‌نامه مزبور که ترتیب امضای سردفتر و دفتریار را در برگ‌های خلاصه معامله به همان نحو و روش تکرار کرده نیز به نوبه خود مؤید اصرار بر این مشی و رویه است. از ماده 23 قانون مذکور هم در این باره نکته مهم و قابل توجهی عاید نمی‌‌شود؛ اما می‌توان به بهانه آن و خلأ پیش آمده، با تمسک به مفهوم ماده 76 این قانون، به قانون سابق دفاتر اسناد رسمی و به تبعیت از آن به نظام‌نامه‌مربوط رجوع کرد تا این سکوت شکسته شود.

با این وصف، از قسمت پایانی ماده 25 نظام‌نامه آنجا که می‌گوید: ...< دفتریار موظف است امور مرجوعه از طرف سردفتر را انجام و در غیاب او نیز تمامی وظایف قانونی سردفتر را ایفا نماید> چنین مستفاد می‌شود که با حضور سردفتر در دفترخانه نقش پررنگی برای دفتریار نمی‌توان تصور کرد و به عبارتی، چنانچه سردفتر مراحل تنظیم و ثبت سند را با امضای خود خاتمه داد، آن‌گاه دفتریار می‌تواند وظیفه خود را که همانا امضای سند اسـت، ایفا نماید.کارگروه (کمیسیون) وحدت رویه کانون نیز در بخشنامه یاد شده، دفترخانه سؤال‌کننده را بدون هرگونه اظهارنظری عیناً به ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمی رهنمون کرده که شرح آن گذشت. نتیجه آن که در مسئله تقدم و تأخر امضای سردفتر و دفتریار ذیل اسنادی که باید متضمن امضای هر دو نفر آنها باشد، پس از اخذ امضاهای لازم موضوع ماده 63 قانون ثبت اسناد و املاک، ابتدا سردفتر باید امضا نماید و سپس دفتریار امضا کند و بدیهی است مسئولیت هر یک نیز از جهتی که امضا می‌نمایند، همان است که در مقررات جاری تعیین شده است.

پی نوشت :
1و 3- ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران: < هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارا می‌باشد و دفتریار اول نامیده می‌شود... .> ‌ 2- ماده واحده قانون مصوب 10 بهمن 1351 مجلس شورا و مصوب 3 اردیبهشت 1352 مجلس سنا: < از تاریخ تصویب این قانون، عنوان اداره کل ثبت اسناد و املاک به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تبدیل می‌شود.> 4- منظور خلاصه معامله سند تنظیمی نزد سردفتر نسبت به مال غیرمنقول است که در صدر ماده 36 ذکر شده است. 5-ضمیمه مجله کانون سردفتران و دفتریاران، شماره 40، اردیبهشت 1387، ص 249 6- ماده 25 قانون دفاتر اسناد رسمی
نویسنده : جمشید وحیدنیا، کارشناس مسئول امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور